Khi thực hiện nghĩa vụ thuế, nhiều doanh nghiệp chủ động nộp thay thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động để đảm bảo đúng hạn và tuân thủ pháp luật. Sau khi nộp, kế toán cần lập bảng danh sách chi tiết số thuế đã nộp thay nhằm minh bạch số liệu và làm căn cứ đối chiếu với cơ quan thuế trong quá trình quyết toán. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách lập danh sách, nội dung cần có, hình thức trình bày và phương pháp lưu trữ, kèm ví dụ minh họa thực tế để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.
I. Mục đích lập danh sách số tiền doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân
Cục Thuế triển khai theo Công văn 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 về việc các tổ chức chi trả thu nhập khi phát sinh nộp thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế và phải thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp.
Theo đó, tổ chức chi trả thu nhập phải kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo tháng đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng, hoặc theo quý đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi doanh nghiệp hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.
Việc lập và nộp danh sách này nhằm mục đích:
- Ngăn chặn các hành vi trốn thuế, tránh thuế;
- Hỗ trợ người nộp thuế trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, hạn chế sai sót trong việc theo dõi nghĩa vụ thuế;
- Tăng cường tính minh bạch trong quyết toán thuế TNCN và thúc đẩy tự động hóa quy trình quyết toán thuế và hoàn thuế TNCN.
II. Hướng dẫn cách lập danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay
- Hướng dẫn lập DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay trên phần mềm HTKK
=> Bước 1: Đăng nhập vào HTKK, chọn mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” ➜ chọn “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”;
I. Mục đích lập danh sách số tiền doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân
Cục Thuế triển khai theo Công văn 828/TCT-KK ngày 25/02/2025 về việc các tổ chức chi trả thu nhập khi phát sinh nộp thuế TNCN đã khấu trừ của người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế và phải thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp.
Theo đó, tổ chức chi trả thu nhập phải kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo tháng đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng, hoặc theo quý đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi doanh nghiệp hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.
Việc lập và nộp danh sách này nhằm mục đích:
- Ngăn chặn các hành vi trốn thuế, tránh thuế;
- Hỗ trợ người nộp thuế trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, hạn chế sai sót trong việc theo dõi nghĩa vụ thuế;
- Tăng cường tính minh bạch trong quyết toán thuế TNCN và thúc đẩy tự động hóa quy trình quyết toán thuế và hoàn thuế TNCN.
II. Hướng dẫn cách lập danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay
- Hướng dẫn lập DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay trên phần mềm HTKK
=> Bước 1: Đăng nhập vào HTKK, chọn mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” ➜ chọn “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”
=> Bước 2: Tại mục “Chọn kỳ tính thuế”, nhập thông tin ngày lập, lần gửi, số chứng từ nộp NSNN => chọn “Đồng ý”;
=> Bước 3: Nhập thông tin tờ khai danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân;
Các chỉ tiêu bắt buộc nhập bao gồm:
- Thông tin chứng từ nộp NSNN:
- Số và Số tham chiếu: Lấy thông tin từ chứng từ nộp thuế;
- Ngày: Ngày nộp tiền thuế vào NSNN.
- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/Số quyết định/Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID): Bắt buộc chọn 1 trong 4 giá trị và nhập thông tin chi tiết;
- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo: Chọn và nhập thông tin của tiêu chí đã chọn;
- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Lấy thông tin theo giấy nộp tiền thuế đã nộp;
- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Lấy thông tin trên tờ khai quyết toán thuế TNCN năm trước;
- Phần nội dung của bảng kê chi tiết: Nhập theo 2 cách dưới đây:
Cách 1: Nhập thông tin trực tiếp trên phần mềm HTKK (áp dụng cho các doanh nghiệp có phát sinh ít lao động bị khấu trừ thuế TNCN). - Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, giữa các dòng không được nhập trùng MST;
- Cột (3) Tên NNT: Bắt buộc nhập;
- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: Nhập theo số tiền thuế phát sinh trên tờ khai;
- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Giá trị mặc định = Cột (4). Tổng cột (5) = Chỉ tiêu [08];
- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên ≥ 0. Tổng cột (6) = Chỉ tiêu [09].
Cách 2: Nhận thông tin từ file dữ liệu excel (áp dụng cho các doanh nghiệp có phát sinh nhiều lao động bị khấu trừ thuế TNCN). - Chọn “Mẫu tải bảng kê” để lấy mẫu bảng kê tại màn hình kê khai;
Nhập thông tin vào file bảng kê excel (tương tự như nhập trực tiếp các chỉ tiêu trên HTKK) và lưu lại;
Chọn nút “Tải bảng kê” ➜ nhấn biểu tượng dấu “…” để chọn file danh sách đã lưu, sau đó nhấn “Tải dữ liệu”;
➧ Bước 4: Nhấn nút “Ghi” để lưu thông tin;
➧ Bước 5: Kết xuất tờ khai định dạng “XML”;
Mẫu tờ khai Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân sau khi kết xuất.
- Trường hợp phát sinh tờ khai bổ sung:
- Trường hợp kê khai tăng nghĩa vụ thuế: Lập danh sách chi tiết nộp bổ sung tương ứng với số tiền đã nộp của giấy nộp tiền và kỳ thuế bổ sung;
- Trường hợp kê khai giảm nghĩa vụ thuế: Không phải lập danh sách mà theo dõi số tiền thuế đã nộp thừa của cá nhân để bù trừ vào kỳ sau.
- Trường hợp phát sinh số thuế bù trừ sau quyết toán: Doanh nghiệp tổng hợp số liệu quyết toán thuế, theo dõi số đã nộp thừa để bù trừ cho số phát sinh từ quý 01/2025 và điền thông tin danh sách chi tiết như sau:
- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Số tiền thuế còn phải nộp sau khi bù trừ;
- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ: Số tiền thuế đang nộp thừa;
- Tổng cộng cột (5) bằng số tiền trên chứng từ nộp thuế của kỳ kê khai;
- Tổng cột (6) bằng số đã bù trừ chỉ tiêu [08];
- Tổng cột (5) + (6) của từng cá nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cá nhân đó;
- Số bù trừ đối với từng cá nhân – cột (6) doanh nghiệp tự xác định nhưng đảm bảo cột (5) + (6) của từng cá nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cá nhân đó.
- Hướng dẫn công ty nộp thay thuế TNCN cho nhân viên nộp tờ khai trên Thuế điện tử
-
➧ Bước 1: Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống eTax https://thuedientu.gdt.gov.vn ➜ chọn chức năng “Nộp thuế” ➜ chọn tiếp “Tra cứu giấy nộp tiền”;
➧ Bước 2: Hệ thống eTax tự động tích chọn “Nộp tại Cổng eTax của TCT”, cho phép doanh nghiệp tích chọn lại “Nộp tại các kênh khác”;
- Trường hợp 1: Doanh nghiệp tích chọn “Nộp tại Cổng eTax của TCT”, nhập các tham số tra cứu và nhấn “Tra cứu”, hệ thống hiển thị màn hình kết quả danh sách giấy nộp tiền đã lập, nộp trên cổng eTax;
- Trường hợp 2: Doanh nghiệp tích chọn “Nộp tại các kênh khác”, nhập các tham số tra cứu và nhấn “Tra cứu”, hệ thống hiển thị màn hình kết quả danh sách giấy nộp tiền đã nộp tại các kênh khác như “Nộp tại quầy”, “Nộp qua Ebanking”…
➧ Bước 3: Trên danh sách kết quả tra cứu, tại các dòng giấy nộp tiền có trạng thái “Nộp thuế thành công”, doanh nghiệp nhấn vào biểu tượng tệp tin tại cột “Nộp DS chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân”;
➧ Bước 4: Chọn tệp bảng kê, chọn file XML đã lập và kết xuất từ HTKK;
➧ Bước 5: Ký điện tử và nộp bảng kê;
➧ Bước 6: Có 2 cách để tra cứu danh sách chi tiết TNCN đã nộp;
- Tại chức năng “Tra cứu giấy nộp tiền”: Thực hiện tra cứu giấy nộp tiền, hệ thống sẽ hiển thị kết quả danh sách chi tiết thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân tương ứng với giấy nộp tiền thuế đã nộp;
- Tại chức năng “Tra cứu danh sách chi tiết thuế TNCN”: Nhập tham số tra cứu, nhấn “Tra cứu”.
-
Việc lập danh sách chi tiết số tiền thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã nộp thay không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch số liệu, quản lý tài chính hiệu quả, mà còn là căn cứ quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế trong quá trình quyết toán. Một bản danh sách được trình bày khoa học, đầy đủ thông tin về người nộp thuế, số tiền đã nộp, kỳ tính thuế và chứng từ kèm theo sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả doanh nghiệp lẫn người lao động.
Trong bối cảnh các quy định về thuế ngày càng chặt chẽ, kế toán cần chú trọng hơn tới việc lưu trữ hồ sơ, lập báo cáo chính xác và đúng chuẩn biểu mẫu. Doanh nghiệp nào làm tốt công tác này sẽ tạo dựng được uy tín với cơ quan quản lý, đồng thời đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra thuận lợi, bền vững.
Có thể nói, danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay chính là “lá chắn” giúp doanh nghiệp chủ động, minh bạch và vững vàng trong mọi tình huống về thuế.