Tại HCM và Hà Nội thì đã sắp đến Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử. Ở thời điểm này rất nhiều doanh nghiệp đã đăng ký và phát hành hóa đơn. Tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay về cách sử dụng hóa đơn điện tử làm sao hiệu quả và đúng quy định. Hôm nay, VACOM sẽ chia sẻ các Kinh nghiệm sử dụng hóa đơn điện tử dành cho người mới bắt đầu.
1. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử như một phần bắt buộc khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để triển khai sử dụng.
Dưới đây là 06 bước đăng ký hóa đơn điện tử với Phần mềm hóa đơn điện tử M-INVOICE
- Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
- Bước 2: Khởi tạo hóa đơn
- Bước 3: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
- Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
- Bước 6: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
2. Hồ sơ thông báo phát hành Hóa đơn điện tử
Với những doanh nghiệp lần đầu phát hành hóa đơn điện tử thì cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)
Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi qua mạng hoặc nộp trực tiếp tại Cơ quan Thuế. Sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Sau đó bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.
Ở phần này, các doanh nghiệp thường hay gặp nhiều khó khăn. Để quá trình được diễn ra nhanh chóng và chính xác. Các doanh nghiệp hãy liên hệ VACOM để được tư vấn và hỗ trợ cho hiệu quả.
3. Quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử
Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một đơn vị cung cấp trung gian (Vacom) thì dữ liệu hóa đơn điện tử luôn được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống ít nhất 10 năm theo luật kế toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp bạn có thể chủ động lưu trữ hóa đơn cho đỡ phải phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp.
Cách lưu hóa đơn điện tử đầu vào
- Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
- Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
- Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
- Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
- Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive
Cách lưu hóa đơn điện tử bán ra
- Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
- Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
- Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần
- Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Trên đây, là các kinh nghiệm để giúp các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả hóa đơn điện tử. Nếu các doanh nghiệp đang gặp vướng mắc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có thể để liên hệ VACOM để được tư vấn giải pháp tốt nhất.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm hóa đơn điện tử M-INVOICE