Những điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết.
Như tất cả các bạn đều biết, hóa đơn điện tử phù hợp với hầu hết mọi quy mô doanh nghiệp, từ mô hình lớn cho tới mô hình nhỏ, chính vì thế doanh nghiệp chỉ cần hội đủ mốt số điều kiện đơn giản sau là đã có thể tiến hành khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng.
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế, có đẩy đủ điều kiện và đang có giao dịch điện tử trong mục khai thuế với cơ quan thuế (ví dụ như tiến hành nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng,…)
- Doanh nghiệp có thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng (có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking, …..)
- Doanh nghiệp sở hữu chữ ký số (chữ ký điện tử) hợp lệ, có giá trị pháp lý trước pháp luật
- Doanh nghiệp sở hữu cơ sở hạ tầng đầy đủ để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử như: đường truyền tải thông tin điện tử (Mạng Internet), các thiết bị truyền tin (máy tính bàn, laptop, một số thiết bị điện tử khác,…), có hệ thống cơ sở lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ công nhân viên chức có đủ trình độ, khả năng để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được kết nối với phần mềm kế toán; đảm bảo rằng mọi thông tin dữ liệu liên quan tới hóa đơn điện tử sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán thời điểm bắt đầu khởi tạo hóa đơn
Tuy nhiên, trong số 6 điều kiện được sử dụng hóa đơn điện tử trên, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo đáp ứng đủ 3 điều kiện: là một tổ chức kinh tế có đủ điều kiện kinh doanh và đang thực hiện giao dịch điện tử, sở hữu chữ ký số và có cơ sở hạ tầng Internet. Những điều kiện còn lại, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp
Bên cạnh đó, để việc việc sử dụng được tối ưu hóa, doanh nghiệp nên đảm bảo sở hữu quy trình sao lưu – khôi phục – lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các chuẩn mực về hệ thống thông tin, đồng thời nên chắc chắn rằng khi xảy ra sự cố bất ngờ, mọi dữ liệu đều có thể sao lưu trực tuyến.
Quá trình sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thông báo với đối tác và khách hàng của mình về hình thức hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng (nên thông báo về định dạng cũng như cách thức sử dụng hóa đơn điện tử)
Cả phía bên doanh nghiệp và đối tác khách hàng cần đảm bảo cả 2 bên đều có những phương tiện cần thiết để gửi và nhận hóa đơn điện tử cũng như các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tính chính xác, độ bảo mật có liên quan đến hóa đơn này